Gesetzeskonforme Archivierung

Mit unseren Lösungen erfüllen Sie die Anforderungen der EU-DSGVO, der GoBD und die separate Archivierung privater E-Mails gemäß Telekommunikationsgesetz. Mit NetGovern haben Sie volle Kontrolle über die E-Mail Richtlinien Ihres Unternehmens.

Sie können existierende Archivierungs- und Datenaufbewahrungsrichtlinien anpassen oder neue Richtlinien erstellen ganz nach den Bedürfnissen der Organisation – all das während 100-prozentige Aufbewahrung von Daten im voll indizierten Archiv gewährleistet ist. Herstellerneutral, Anwendungs- und Dateiformatunabhängig. So kann im Archiv all Ihrer elektronischen Daten jederzeit gesucht und abgerufen werden. NetGovern garantiert die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten, während Ihre Informationen die striktesten Compliance-Anforderungen erfüllen und manipulationssicher sind.

Die Herausforderung private E-Mail-Nutzung

Häufig wird darauf verwiesen, den privaten E-Mail-Verkehr in Unternehmen zu untersagen. Wenn dennoch privat kommuniziert wird und diese E-Mails dann archiviert werden, verstößt man gegen geltendes Recht. NetGovern Archive bietet als eine der wenigen E-Mail-Archivierungslösungen die Möglichkeit private E-Mails automatisch von der Archivierung auszuschließen.

Eine gesetzeskonforme Archivlösung mit Informationsmanagement-Funktionen und Möglichkeiten für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen löst nahezu alle Herausforderungen, die mit professioneller Datenaufbewahrung verbunden sind. Archivierung kompletter Postfächer und signierter Daten stellt sicher, dass die Information verfügbar und manipulationssicher sind. NetGovern Archive mit rollenbasiertem Zugangsmanagement sorgt dafür, dass Daten nur für autorisierte Benutzer mit den entsprechenden Rechten sichtbar sind. Umfangreiche Reporting-Tools helfen dabei einen vollständigen und präzisen Prüfpfad beizubehalten, der dafür sorgt, dass Daten gemäß Bestimmungen gelöscht oder weiter aufbewahrt werden.

Das archivieren von kompletten Postfächern schafft 100-prozentige Aufbewahrung von Daten. Alle Elemente in einer Mailbox werden berücksichtigt, dies beinhaltet gesendete und empfangene E-Mails, Entwürfe, Kalendereinträge, Notizen, Ordnerstrukturen, Anhänge und gelöschte Elemente – alles mit den jeweiligen Metadaten. Diese Daten, z.B. wer eine E-Mail erhielt, versendete, weiterleitete, löschte oder gelesen hat, liefern wichtige Erkenntnisse zum Gesamtbild. Dieses Verständnis und das Archivieren kompletter Ordnerstrukturen und -hierarchien ermöglicht Elemente jederzeit in vorhandenen Postfächern wiederherzustellen oder auch das Postfach als Ganzes in einen neuen E-Mail-Server zu laden.

Mit NetGovern Archive werden archivierte Elemente anhand eines Hash-Wertes identifiziert, sodass die Authentizität der Daten gewährleistet ist. Aufbewahrungsfristen können variieren, daher kann die Aufbewahrung von Daten granular umgesetzt werden auf Basis von Gruppen oder individuellen Benutzern. Eine Frist kann auch anhand des Typs der Information variieren (z.B. Bewerberdaten) – hier wird mit Hilfe der Klassifizierung von Informationen die Aufbewahrungsdauer festgelegt. Dies geschieht indem dafür vorgesehene Ordner in den Postfächern der Mitarbeiter erstellt werden, welche dann entsprechend der Aufbewahrungsfrist archiviert werden. Alle archivierten Elemente werden sicher aufbewahrt und es wird eine vollständige Einsicht auf durchgeführte Archivierungsaktionen ermöglicht – das schafft Transparenz.

Mit NetGovern können gesetzliche Aufbewahrungspflichten im Falle eines Rechtsstreits von der juristischen Abteilung via NetGovern eDiscovery überschrieben werden, sodass keine Daten verloren gehen – dies sorgt auch für eine Reduktion des Aufwands in der IT-Abteilung. Um fortlaufend Kosten zu sparen, können Postfächer inaktiver Benutzer in NetGovern Archive archiviert werden und die Inhalte weiterhin durchsucht werden. Das beseitigt die Notwendigkeit weiterhin Lizenzen für E-Mail-Postfächer von inaktiven Benutzern zu zahlen, um die Informationen weiterhin verfügbar zu halten. Zudem können die Metadaten wie beispielsweise Erstellungsdatum oder letzter Zugriff für aktives Information Lifefcycle Management genutzt werden. Elemente, die ihre Aufbewahrungsdauer hinter sich haben können gelöscht werden und Daten, die wenig genutzt werden, können auf günstigeren Speicher ausgelagert werden.

Information Management Software

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